KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA ÖN BAŞVURU FORMU AYDINLATMA METNİ 1. Veri Sorumlusunun Kimliği 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla MDNUTRİACADEMY GENETİK BİYOMÜHENDİSLİK YAZILIM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Ayazağa Mah. Kemerburgaz Cad. Vadi İstanbul Park Sitesi 7a Blok No:7b İç kapı No:4 Sarıyer / İstanbul Tel: +905302415831 E-posta: info@mdnutriacademy.com tarafından aşağıda açıklanan çerçevede işlenmektedir. 2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri Bu ön başvuru formu kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir: Kimlik Bilgisi: Ad, soyad İletişim Bilgisi: E-posta adresi, telefon numarası Konum Bilgisi (genel): Yaşadığınız şehir ve ülke Hizmete İlişkin Bilgiler: Hizmetten nasıl haberdar olduğunuz, Hizmete ilgi düzeyiniz, Tercih ettiğiniz iletişim kanalı Bu aşamada herhangi bir sağlık verisi veya biyolojik örnek verisi talep edilmemekte ve işlenmemektedir. 3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları Formu doldurmanız ile elde edilen kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir: Mikrobiyota analizi ve ilgili hizmetlerimiz hakkında ön başvurunuzun alınması ve değerlendirilmesi, Size bilgi verilmesi, hizmetlerimizin kapsamı, süreçleri ve fiyatlandırma hakkında sizinle iletişime geçilmesi, Hizmetlerimizin planlanması, geliştirilmesi ve talep/ilgi düzeylerinin analiz edilmesi, İleride doğabilecek uyuşmazlıkların önlenmesi veya giderilmesi amacıyla işlem kayıtlarının saklanması, Şirketimizin faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesi kapsamında hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi. Ticari elektronik ileti (kampanya, duyuru vb.) gönderimi için ayrıca ayrı bir onay kutusu sunulmakta olup, bu onayı vermemeniz ön başvurunuzun alınmasına engel değildir. 4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri Kişisel verileriniz; KVKK’nın 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir: KVKK m.5/2 (c): Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin kurulması için veri işlemenin gerekli olması (Ön başvurunuzun değerlendirilmesi, hizmete ilişkin size bilgi verilmesi ve bu kapsamda sizinle iletişime geçilmesi), KVKK m.5/2 (f): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (Hizmetlerimizin planlanması, geliştirilmesi, istatistiksel analizler ve kayıtların saklanması), KVKK m.5/2 (ç): Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (Yetkili kurum ve kuruluşlara yapılması gereken bildirimler ve benzeri yasal yükümlülükler). Bu ön başvuru formu özelinde özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmemektedir. İleride sağlık verilerinizin veya biyolojik örnekten elde edilecek verilerinizin işlenmesi söz konusu olduğunda, bu sürece ilişkin ayrı bir aydınlatma metni ve –gerekmesi hâlinde– açık rıza alınacaktır. 5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi Kişisel verileriniz; Bu ön başvuru formu aracılığıyla, Elektronik ortamda ve kısmen otomatik yollarla doğrudan sizden elde edilmektedir. 6. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere ve gerekli güvenlik önlemleri alınarak: Bilgi teknolojileri altyapısı, e-posta ve form hizmeti sağladığımız yurt içi ve/veya yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılarımıza (örneğin: form altyapısı ve barındırma hizmeti sunan şirketler), Gerekmesi hâlinde hukuki ve mali danışmanlarımıza, İlgili mevzuat kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı mercilerine, aktarılabilecektir. Yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılarına yapılacak olası aktarımlar, KVKK’nın 9. maddesi kapsamında öngörülen yurt dışına veri aktarımı şartlarına ve Kurul kararlarına uygun şekilde; yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya ilgili istisnalar çerçevesinde gerçekleştirilecek olup, gerektiğinde sizden ayrıca açık rızanız talep edilebilecektir. 7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi Kişisel verileriniz; Ön başvurunuzun değerlendirilmesi ve olası hizmet ilişkisinin kurulmasına yönelik süreç boyunca, Bu kapsamda doğabilecek uyuşmazlıklara ilişkin zamanaşımı süreleri dikkate alınarak, [Şirket’in Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası] çerçevesinde belirlenen süreler boyunca saklanmakta; bu sürelerin sona ermesinin ardından, KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız ve Başvuru Yolları KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; veri sorumlusu olarak Şirketimize başvurarak, kişisel verileriniz hakkında: İşlenip işlenmediğini öğrenme, İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, Bu işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme, İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca belirlenen usul ve esaslara uygun olarak; Ayazağa Mah. Kemerburgaz Cad. Vadi İstanbul Park Sitesi 7a Blok No:7b İç kapı No:4 Sarıyer / İstanbul ’ne yazılı başvuru, veya info@nutriacademy.com adresine, güvenli elektronik imza / KEP / kayıtlı e-posta vb. kanallarla iletebilirsiniz. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
PRE-ORDER APPLICATION FORM PRIVACY NOTICE (GDPR) 1. Identity and Contact Details of the Controller For the purposes of the EU/EEA General Data Protection Regulation (“GDPR”), your personal data are processed as “controller” by: MDNUTRİACADEMY GENETİK BİYOMÜHENDİSLİK YAZILIM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Ayazağa Mah. Kemerburgaz Cad. Vadi İstanbul Park Sitesi 7a Blok No:7b İç kapı No:4 Sarıyer / İstanbul / Türkiye Phone: +90 530 241 58 31 E-mail: info@mdnutriacademy.com If you have any questions about this notice or the way we process your personal data, you can contact us using the contact details above. 2. Categories of Personal Data We Process Through this pre-order application form, we process the following categories of personal data: Identification data: first name, last name Contact details: e-mail address, phone number General location data: city and country of residence Service-related information: how you heard about our services, your level of interest in our services, your preferred communication channel. At this pre-order stage, we do not request or process any health data, stool samples, or other biological sample-related data. Such data, if any, will only be processed at a later stage under a separate privacy notice (and, where required, on the basis of your explicit consent). 3. Purposes of Processing The personal data you provide via this form are processed for the following purposes: To receive and assess your pre-order application in relation to our gut microbiome analysis and related services; To contact you and provide information about our services, including their scope, process and pricing; To plan and improve our services, and to analyse the level of interest and demand in our offerings; To maintain appropriate records for the prevention or resolution of potential disputes; To comply with our legal obligations and to ensure that our activities are carried out in accordance with applicable laws. You may also be offered a separate, optional checkbox to receive marketing communications (newsletter, campaigns, announcements). Your decision regarding marketing does not affect your ability to submit a pre-order application. 4. Legal Bases for Processing (Article 6 GDPR) We process your personal data on the following legal bases under Article 6 GDPR: Article 6(1)(b) – Contractual necessity Processing is necessary in order to take steps at your request prior to entering into a contract, including: receiving and assessing your pre-order application, contacting you to provide information about the service and the next steps. Article 6(1)(f) – Legitimate interests Processing is necessary for the purposes of our legitimate interests, provided that such interests are not overridden by your fundamental rights and freedoms, including: planning and improving our services, analysing demand and interest, keeping records to protect our rights in case of disputes. Article 6(1)(c) – Legal obligation (where applicable) In certain cases, we may process your personal data where necessary for compliance with legal obligations to which we are subject (e.g. responding to requests from competent authorities, complying with accounting or consumer protection rules), to the extent such obligations arise under applicable law. At this stage, we do not process any special categories of personal data (such as health data) within the meaning of Article 9 GDPR. 5. How We Collect Your Personal Data Your personal data are obtained: Directly from you, Via this online pre-order application form, By electronic means and partly automated processing. We do not collect personal data for this form from third-party sources. 6. Recipients and Categories of Recipients Your personal data may be disclosed, on a need-to-know basis and subject to appropriate safeguards, to the following categories of recipients: IT and infrastructure service providers (including providers of form tools, email services, CRM and hosting services) which may be located in Turkey, the EU/EEA or other countries; Our legal and financial advisers, where necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the fulfilment of legal obligations; Competent public authorities, regulators, courts and law enforcement agencies, where required by applicable law or in order to protect our rights. We do not sell your personal data to third parties. 7. International Data Transfers Because our company is established in Turkey, and some of our service providers and systems may also be located outside the EU/EEA, your personal data may be transferred to countries outside the EU/EEA that may not provide the same level of data protection as your home country. Where we transfer your personal data to such countries, we will do so only: to countries which are the subject of an adequacy decision by the European Commission, or on the basis of appropriate safeguards in accordance with Articles 46 and 49 GDPR, such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses (SCCs) and additional contractual and technical measures, where required. You may obtain more information about the safeguards applied to international transfers, or a copy of these safeguards, by contacting us at info@mdnutriacademy.com. 8. Retention Periods We retain your personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes described in this notice, namely: for the duration of the pre-order assessment and potential service onboarding process; and for a period necessary to comply with applicable limitation periods for legal claims and with statutory record-keeping obligations. At the end of the relevant retention periods, your personal data will be deleted, anonymised, or otherwise securely destroyed in accordance with our Data Retention and Destruction Policy and applicable law. 9. Your Rights under GDPR Under the GDPR, and subject to certain conditions, you have the following rights in relation to your personal data: Right of access – to obtain confirmation as to whether we process your personal data and, if so, to receive a copy of such data and related information; Right to rectification – to have inaccurate personal data corrected and incomplete data completed; Right to erasure (“right to be forgotten”) – to request the deletion of your personal data in certain circumstances; Right to restriction of processing – to request that we restrict the processing of your personal data in certain cases; Right to data portability – to receive the personal data you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit those data to another controller, where technically feasible and where the processing is based on consent or contract and carried out by automated means; Right to object – to object, on grounds relating to your particular situation, to the processing of your personal data which is based on our legitimate interests, including profiling; Right to withdraw consent – where processing is based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time (without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal); Right to lodge a complaint – to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU/EEA Member State of your habitual residence, place of work or the place of the alleged infringement. To exercise your rights, you may contact us at: Postal address: Ayazağa Mah. Kemerburgaz Cad. Vadi İstanbul Park Sitesi 7a Blok No:7b İç kapı No:4, Sarıyer / İstanbul / Türkiye E-mail: info@mdnutriacademy.com We will respond to your request as soon as reasonably practicable and, in any event, within the time limits set out in the GDPR.